La adquisición en
Consorcio da lugar a ahorros significativos y a una serie de beneficios
adicionales. Algunos de ellos son cuantificables (por ejemplo, el ahorro
de recursos de inversión), mientras que otros son intangibles (mejor
servicio y mayor capacidad de respuesta ante alguna falla).
En este sentido vale la pena señalar en qué se ha avanzado en el CONRICYT:
- Contratos multianuales.
- Contratación directa a casa editoras para evitar intermediarios.
- Definición de políticas y criterios para la
selección, adquisición y contratación de recursos de información
científica y tecnológica.
Sin
embargo, existen otros rubros que habría que considerar para obtener
mayor beneficio de la ecuación costo beneficio en la contratación de
recursos digitales:
- La capacidad e infraestructura tecnológica de las IES y Centros de Investigación miembros del CONRICYT.
- La definición de criterios para evaluar la
posibilidad de contratación de nuevas colecciones, ya se completas o por
segmentos temáticos.
- La definición de criterios para evaluar la
posibilidad de contratación de retrospectivos y/o accesos a perpetuidad
(permanente o continuo).
- CAPACIDAD E INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA DE LAS IES Y CENTROS DE INVESTIGACIÓN MIEMBROS DEL CONRICYT
Es importante que el
CONRICYT solicite, particularmente a las instituciones beneficiarias del
Consorcio, garantías de capacidad tecnológica e infraestructura así
como de acceso a internet para recibir los recursos de información
científica que ofrece el CONRICYT.
Para ello, se sugiere que las Instituciones y Centros de
Investigación beneficiarios reciban oficialmente un pequeño manual
técnico que incluya las características del equipo y la capacidad de
acceso a internet mínimos necesarios que la institución deberá tener
para ser beneficiaria del CONRICYT.
Este manual deberá ser elaborado por la Comisión de
Desarrollo Tecnológico y aprobado por el Comité Directivo para su
distribución.
Adicionalmente, el Manual deberá ir acompañado de una
Carta compromiso dirigida al Rector o Director de la Institución
beneficiaria, solicitándole la aceptación y compromiso institucional de
proveer y/o tener lo necesario para accesar a los recursos del CONRICYT.
- LA
DEFINICIÓN DE CRITERIOS PARA EVALUAR LA POSIBILIDAD DE CONTRATACIÓN DE
NUEVAS COLECCIONES, YA SE COMPLETAS O POR SEGMENTOS TEMÁTICOS
La
recomendación para la contratación de paquetes de revistas es muy
importante; en el mejor de los casos se recomienda la adquisición del
paquete completo de los títulos ofertados o dependiendo de los costos y
títulos se puede optar por adquirir un área temática de esa colección
general.
Por lo que se recomienda:
- Consolidar los recursos adquiridos por cada institución.
- Analizar las colecciones de las instituciones participantes para conocer su integración a la suscripción de los recursos.
- Analizar los programas de estudios de las instituciones participantes para determinar su inclusión.
- Evaluar las propuestas de paquetes completos y los paquetes temáticos.
- Evaluar las propuestas económicas y explorar las
posibilidades de hacerlo por grupos de instituciones. Determinar el
costo beneficio dependiendo de la colección y las instituciones.
- Analizar la posibilidad presupuestal del CONRICYT
tomando en cuenta la posibilidad de incluir aportaciones adicionales por
parte de los miembros del Consorcio.
- Evaluar los recursos mediante la implementación de
periodos de prueba (parcial o total) para determinar si uso amerita su
adquisición.
- Incluir a las áreas de posgrado e investigación, así
como a las bibliotecas de las instituciones para evaluar los recursos y
considerar sus sugerencias para la toma de decisiones.
- DEFINIR CRITERIOS PARA EVALUAR LA POSIBILIDAD DE CONTRATACIÓN DE RETROSPECTIVOS Y/O ACCESOS A PERPETUIDAD.
La adquisición de archivos retrospectivos debe de realizarse bajo las siguientes recomendaciones.
- Todas las contrataciones de revistas deben de incluir el acceso perpetuo a los años que se adquieren.
- Solo se adquieren los retrospectivos de los recursos que el CONRICYT contrata, previa aprobación de su Comité Directivo.
- La Comisión de Selección de Materiales y
Adquisiciones será la responsable de definir la pertinencia de adquirir
los perpetuos de los recursos contratados.
- Se evaluará la oferta económica que realicen los editores y se podrá negociar bajo paquete completo o colecciones temáticas.
- Será obligatorio que estos archivos retrospectivos
también sean considerados en los proyectos de resguardo como CLOCKSS,
LOCKS y/o Portico.
- La adquisición de los retrospectivos y/o accesos a
perpetuidad para las Instituciones que así se decidan, sólo se
considerará si existen recursos disponibles, tras cubrir los costos de
acceso a los recursos y coberturas estipuladas en el Plan de
Adquisiciones del año de que se trate. La decisión será tomada por la
Comisión de Selección de Materiales y Adquisiciones y aprobada por el
Comité Directivo del CONRICYT.
- Podrán realizarse adquisiciones mediante aportaciones extraordinarias de las Instituciones.
